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Posta e domini
Riconoscere una mail truffa è utile, ma è l'ultima difesa. Prima ci sono quattro cose tecniche che tolgono di mezzo gran parte del problema — e una che impedisce a qualcuno di scrivere ai tuoi clienti fingendo di essere te.
Quasi tutte le aziende hanno un antispam, e quasi tutte pensano che finisca lì. In realtà la posta si protegge su tre fronti diversi: quello che entra, con i filtri e i controlli su allegati e collegamenti; chi entra nella casella, con le password e la doppia verifica di accesso; e quello che esce a nome tuo, con l'autenticazione del dominio. Il primo fronte è quasi sempre coperto. Gli altri due quasi mai.
• La doppia verifica di accesso su tutte le caselle. È la singola misura che evita più danni, e nella maggior parte dei casi è già compresa in quello che paghi.
• L'autenticazione del dominio, cioè SPF, DKIM e DMARC: tre impostazioni che dicono al mondo quali server possono spedire a nome della tua azienda. Senza, chiunque può scrivere ai tuoi clienti fingendo di essere te.
• Il backup della posta. La casella in cloud non è un backup: se un messaggio viene cancellato, per errore o da chi è entrato, dopo un certo periodo non torna più indietro.
• La revoca degli accessi quando una persona lascia l'azienda, e il controllo delle regole di inoltro automatico: chi entra in una casella spesso si limita a girarsi copia di tutto, e aspetta.
Non è un allegato infetto: è una mail che sembra del tuo fornitore, arriva nel momento giusto perché chi la manda sta leggendo la corrispondenza da settimane, e comunica un cambio di IBAN per il pagamento. Nessun antivirus la ferma, perché non c'è niente da fermare: è solo testo. Si difende in due modi, e servono entrambi. Tecnicamente, impedendo che qualcuno legga la posta o scriva a nome del tuo dominio. Come procedura, con una regola d'ufficio che non ammette eccezioni: un cambio di coordinate bancarie si verifica sempre con una telefonata a un numero che hai già in rubrica, mai a quello scritto nella mail.
Leggi anche: come riconoscere una mail di phishing →Il segnale che quasi sempre si ignora. Se un cliente ti dice che gli è arrivata una mail strana «da te», o se qualcuno risponde a un messaggio che non hai mai scritto, non è un disguido: è il momento di controllare le regole di inoltro delle caselle e chi ha fatto accesso, prima ancora di rispondere al cliente.
Configuriamo l'autenticazione del dominio e la verifichiamo davvero — è la parte più spesso sbagliata, perché un'impostazione fatta a metà finisce per bloccare le mail legittime — attiviamo la doppia verifica su tutte le caselle, mettiamo il backup della posta e controlliamo che non esistano regole di inoltro che nessuno ha creato consapevolmente. Se posta e dominio li gestiamo già noi, per la maggior parte di queste cose si tratta di configurazione, non di acquisto.
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